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Libros Sociales
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Una vez obtenida la personería jurídica y otorgado el número
de Matrícula, las entidades deberán rubricar como mínimo los siguientes libros:
1º- Registro de Socios
2º- Actas de Asamblea y Reuniones de
Comisión Directiva.
3º- Asistencia a Asambleas y
Sesiones de Comisión Directiva.
4º- Diario.
5º Inventario o Balance.
Uso y contenido de los Libros
Sociales
Los mismos deben mantenerse en perfecto
estado. No deben estar intercaladas hojas en blanco. En caso de destrucción o
desaparición de una o más hojas deberán efectuar la denuncia policial
correspondiente. Serán puestos a disposición de los inspectores de la Dirección
Provincial de Personas Jurídicas cada vez que lo soliciten.
Del Libro Registro de Socios
Se asentará en una línea para cada
uno el nombre y apellido, domicilio y número de documento de identidad, número
de orden o matrícula que se le asigne. Además
categoría de socio, cuota de ingreso, cuotas abonadas, fecha de ingreso y si
corresponde las sanciones de las que haya sido pasible.
Del Libro de Actas de Asamblea y
Sesiones de Comisión Directiva
A) Actas de Asamblea:
Se llevará una numeración
correlativa especificando el lugar, fecha y hora en que se realiza, tipo de Asamblea
(Ordinaria / Extraordinaria), y cantidad de concurrentes. Se transcribirá la
convocatoria a la Asamblea y el orden del día a considerar. Se asentará cada
punto a tratar, el desarrollo del debate y la resolución de cada tema, al pie
firmarán el Secretario que redactó, el Presidente de
la Asamblea y los socios que la misma Asamblea haya designado.
Advertencia ! ! !
Toda Asamblea Ordinaria o
Extraordinaria deberá comunicarse al Departamento Contralor de la Dirección
Provincial de Personas Jurídicas con 10 días de anticipación con el
correspondiente orden del día. Una vez realizada la misma, deberán remitir al
mismo lugar la documentación post Asamblea dentro de los 30 días. Si se trata
de Asamblea anual ordinaria, acompañar balance y anexo III.
B) Actas de Reuniones de Comisión
Directiva:
Se procederá de la misma forma
indicada precedentemente; la numeración de las actas será correlativa e
independiente de las Asambleas. Al pie firmarán el Presidente
y el Secretario de la Institución. Cuando la comisión revisora de cuentas realizara sus
reuniones en forma separada de la Comisión Directiva, sus actas y asistencia se
documentará en los mismos libros y de igual forma que las del Organo Administrativo.
Del Libro de Asistencia a Asambleas
y Sesiones de Comisión Directiva.
Asambleas:
Se encabezará con el número de acta
y fecha que corresponda, con indicación de si se trata de Ordinaria o
Extraordinaria, luego en una línea para cada socio, su nombre y apellido,
domicilio, número de documento y firma de cada uno de ellos. Al pie, cerrando
la lista firmarán Presidente y Secretario.
Sesiones de Comisión Directiva:
Se asentará la fecha de reunión y el
número de acta que corresponda, el cargo, nombre y apellido de cada uno de los
integrantes en una línea, las horas de entrada y salida y la firma de cada uno de ellos. En
caso de ausencia de un miembro deberá asentarse la causa de ella (con aviso,
enfermedad, licencia o sin aviso, según corresponda).
Del Libro Diario
Deberá asentarse en una página a la
izquierda con el encabezamiento ENTRADAS DEL MES DE:...el
saldo (si hubiera) del mes anterior y a continuación todas las sumas
percibidas, especificando fecha y concepto. En otra página a la derecha con el
encabezamiento de GASTOS DEL MES DE:...se asentarán
los pagos realizados de acuerdo a los comprobantes (que numerados
correlativamente deberán archivarse mes a mes para constancia).
La fecha de cierre de balance
mensual podrá ser el último día del mes o cualquier otro que determine la
Comisión Directiva. Al pie firmarán el Tesorero el Presiente y los titulares de
la Comisión Revisora de Cuentas que haya aprobado el mismo.
Del Libro Inventario y Balance
Se asentará anualmente al libro
inventario los bienes, útiles, etc, que integren el patrimonio de la Asociación. Al pie firmarán el Tesorero, el Presidente y los titulares de la Comisión Revisora de
Cuentas que hayan aprobado el mismo. Si en el balance se declaran bienes
registrables, debe ser firmado por Contador Público Nacional con su firma
certificada por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Provincia
de Buenos Aires.